¿Qué son los procesos?

¿Qué son los procesos?

¿Qué son los procesos?
DEFINICIÓN DE PROCESOS EN UNA ORGANIZACIÓN Y SU IMPLEMENTACIÓN

En el Ecuador más del 90% de empresas son de origen familiar, esto genera algunos inconvenientes tanto en su desarrollo como en su sostenibilidad en el mercado.

La principal razón por la que muchas empresas de origen familiar no logran crecer incluso llegando a cerrar sus operaciones, es la falta de procesos adecuadamente definidos.

Para lograr establecer procesos claros en una empresa, es necesario entender en primer lugar lo que es un proceso.

Un proceso es la transformación de entradas (insumos) en salidas (productos) por medio de actividades que generen un valor agregado.

Beneficios de contar con procesos establecidos

Las empresas que no manejan adecuadamente sus procesos tienen los siguientes problemas:

a. Falta de información actualizada
b. Inexistencia de controles en las actividades que desarrolla
c. Mala comunicación entre las áreas
d. Falta de definición de roles y responsabilidades
e. Mala coordinación de actividades
f. Bajo rendimiento e insatisfacción del personal
g. Mayores costos ocultos
h. Disminución de la rentabilidad

Estos problemas se resuelven con el levantamiento de actividades e implementación adecuada de procesos, obteniendo los siguientes beneficios:

a. Mejor organización en distribución de actividades
b. Mayor control de procesos a través de indicadores de gestión
c. Equidad en la carga laboral
d. Definición clara de responsabilidades
e. Mayor interacción entre áreas
f. Sistematización de la información
g. Mejora de la estructura organizacional haciéndola horizontal
h. Incremento de rentabilidad

1. Implementación en mi negocio

La implementación de procesos se puede realizar en cualquier tipo de empresa, no importa el tamaño ni el giro de negocio que tenga.

IMPLEMENTACIÓN

Para una correcta implementación de procesos en una organización se debe considerar los siguientes aspectos:

1. Mapa de Procesos: Es un documento en el que se resumen todos los procesos que tiene una empresa. Es importante que esté claro el Mapa para continuar con los siguientes pasos.

2. Manuales de Procesos: Son documentos que contienen los todos los elementos que son necesarios para el correcto funcionamiento de un proceso, estos son:
a. Objetivos
b. Responsables
c. Subprocesos
d. Alcance
e. Propósito
f. Disparadores
g. Entradas
h. Salidas
i. Recursos
j. Marco Legal
k. Procedimientos (Actividades)
l. Flujogramas
m. Políticas
n. Indicadores
o. Riesgos
p. Anexos

3. Interacción de procesos: Una vez definidos los manuales de procesos, es necesario revisar su correcta interacción entre las diferentes áreas de la organización. Garantizando así el flujo continuo de actividades durante la implementación.

SEGUIMIENTO

Luego de la implementación de los procesos, es necesario gestionar el seguimiento respectivo para mejorarlos continuamente. Para esto, se pueden utilizar las siguientes herramientas:

1. Indicadores de gestión: Son la representación cuantitativa del desempeño de los procesos. Los indicadores de gestión más utilizados son:
a. Eficacia: Que representan el cumplimiento de las metas establecidas.
b. Eficiencia: Que determinan la mejora utilización de los recursos disponibles en la organización.

2. Riesgos y Oportunidades: La correcta identificación de los riesgos y oportunidades en cada proceso, permite establecer correcciones o mejoras a través de planes de acción.

 

Sugerencia de lectura:

«Reingeniería es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez».

 

REINGENIERÍA
AUTORES: Michael Hammer & James Champy

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